直接会って話さないリモートワークだからこそ、便利なツールを活用して仕事を円滑に進めることが大切です。
そこで、どのようなツールを用意すると便利か、また使いやすいツールを紹介します。
リモートワークのツール選びのポイント
オフィスで顔を合わせて行う業務と異なり、リモートワークには以下の難点があるため、それをカバーするためのツールが必要です。
・各人の業務の進捗が把握できる
・全体管理ができ、さらに業務でのやりとりがストックできる
・ファイルがやりとりできる
さらに、追加で以下も意識しておくとより便利です。
・無料で使える機能がどのくらい充実しているか
・不具合が起きた際の運営側の対応体制
・どんな拡張機能があるか
便利な機能1：タスク管理機能
個人やグループ、プロジェクト単位で業務管理できます。
具体的には進捗状況や課題、スケジュールの一覧表示などが可能となり、業務の全体像が共有できます。
便利な機能2：オンラインコミュニケーション機能
1対1、または1対グループメンバーでのオンラインチャットです。
形式的な挨拶などが必要なメールよりも、気軽に効率的に用件の確認ができます。
また、スマホ経由でも使いやすいです。
便利な機能3：オンライン会議機能
オンラインで音声通話やビデオ通話が行えます。
画面共有もできるため、資料やパソコン画面を見ながら会議できます。
インターネット環境があれば、招待URLなどをクリックするだけで簡単に会議参加が可能です。
便利な機能4：ファイル共有機能
リモートワークの場合は大量のファイルのやりとりが想定されるため、大容量のファイル共有ができるツールもあると便利です。
クラウド上でファイルやフォルダの共有ができて社内や出張先、リモートワーク先からでもアクセスできます。
また、アクセス権の設定等、セキュリティが確保されているため安心です。
PC・タブレット・スマホとデバイスを問わずアクセスできます。
おすすめのコミュニケーションツール1：Slack
Slackは、オンラインでチャットができます。
テキストに加えて絵文字も使え、ファイルのアップも可能です。
米国で開発されたツールですが、日本語対応があります。
また、プロジェクトやチーム単位ごとに細かくチャンネルを分けることができます。
基本的に無料で使えますが、過去のやり取り検索の件数を増やしたり、連携サービスの数を増やしたい場合は有料です。
おすすめのコミュニケーションツール2：Skype
Skypeは、無料で音声通話やビデオ通話ができます。
また、インスタントメッセージも可能です。
ユーザー同士であれば無制限で通話可能で、グループにも対応しています。
おすすめのコミュニケーションツール3：Backlog
Backlogは、業務全体のタスク管理ができます。
ファイル共有が可能で、コメント以外に、絵文字やアイコンが使えるのでコミュニケーションが活性化しやすいです。
また、プロジェクト10人までであれば無料で利用できます。
おすすめのコミュニケーションツール4：チャットワーク
チャットワークは、オンラインで、1対1、1対複数人でのチャットが可能です。
国内で開発されたツールのため、日本語対応が基本で、誰にでも使いやすいでしょう。
また、チャット画面上でタスク管理、ファイル共有が可能です。
パソコンのマイク・カメラを使うと、ビデオ通話や音声通話ができます。
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おすすめのコミュニケーションツール5：Dropbox
Dropboxは、ファイル管理に特化したサービスです。
大容量のファイルを共有でき、業務上のファイルを1カ所に集結できます。
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まとめ
リモートワークを支えるのが便利なツールであり、無料で多くの機能が使えるものも多いです。
それぞれに特徴があるので、まずは社内でトライアル運用をして使い心地を確かめたうえで、業務内容に合ったツールを複数使い分けましょう
