厚生労働省は、居宅介護支援事業所や訪問介護・通所介護などの介護サービス事業所の業務負担を軽減するため、ケアプランデータ連携システムの導入を推奨しています。
介護事業者のなかには、「ケアプランデータ連携システムとは何か」「導入は必須なのか」といった疑問を持つケースもあるでしょう。
そこで、介護事業者の経営者・管理者向けに、ケアプランデータ連携システムの概要や料金、導入するメリット・デメリットについて解説します。
ケアプランデータ連携システムとは？簡単に解説
ケアプランデータ連携システムとは、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所の間で毎月やり取りされる居宅サービス計画書やサービス利用票（予定・実績）などをクラウド上でデータ連携するシステムです。
2020年4月より、本格的に運用が開始されました。
システム導入により、手書きや印刷したケアプランデータをFAXでやり取りする手間が省け、データ交換による安全かつスムーズなデータ連携が行えます。
介護人材不足が全国的な課題となっているなか、ケアプランのやり取りをオンライン化することで、介護現場の事務負担軽減とサービス向上を目指せるでしょう。
ケアプランデータ連携システムの利用方法
システムを導入する際、最初にケアプランデータ連携システムのホームページから利用申し込みをします。
次にデータ連携クライアントソフトをインストールし、初期設定を行うだけです。
ただし、ケアプランデータ連携システムをインストールするためのパソコンを用意しなければなりません。
Windows10以降を搭載し、インターネットに接続されたパソコンが必要です。
さらに、介護ソフトも用意しましょう。
ケアプランデータ連携システムはデータを送受信するシステムであり、データの確認や入力には介護ソフトが必須です。
介護ソフトは、厚生労働省のケアプラン標準仕様に準拠している必要があります。
介護ソフトを導入する際には、必ずケアプランデータ連携システムで利用できるかどうかを確認しましょう。
また、介護給付費を請求する際に必要となる電子証明書も必要です。
現段階で電子証明書を持っている方は、所有しているものを利用できます。
介護報酬請求業務を委託している事業所で、電子証明書のデータが手元にない場合は、発行申請をしましょう。
電子請求受付システムのホームページから手続きが可能です。
ケアプランデータ連携システムのメリットとデメリット
システム導入により、業務の効率化やコスト削減が期待できます。
しかし、利用料金や研修費用など、事前に把握しておくべきポイントも多いです。
そこで、ケアプランデータ連携システムのメリットと注意点について解説します。
メリット
従来、ケアプラン（提供票・計画書）とサービス利用票（予定・実績）のやり取りは、FAXや郵送、手渡しが一般的でした。
ソフトにデータを再入力しなければならない、ミスが増える、情報漏えいの心配があるなどの問題点が指摘されていたのです。
しかし、データを直接やり取りすることで、手作業による転記ミスがなくなるでしょう。
転記にかかる時間を他の仕事に充てることができるほか、ミスそのものも減ります。
また、データを直接やり取りできるため、業務効率が大幅に向上し、人件費や印刷費などのコスト削減にもつながるでしょう。
コスト削減を保証するものではないですが、システム導入により各事業所でのコスト削減が期待できます。
ケアプランデータ連携システムを利用することで、利用者の状態やケアプランを全職員が共有でき、介護現場での判断や対応がより迅速かつ正確になります。
さらに、情報共有がスムーズになることで、事業者間の連携が強化され、質の向上につながることもメリットだといえるでしょう。
デメリット
ケアプランデータ連携システムを利用する場合、事業所番号1つにつき21,000円のライセンスを年間単位で購入する必要があります。
複数事業所を運営する場合も同様で、事業所番号1つにつき21,000円の支払いが必要です。
なお、厚生労働省の試算によると、システムを利用することで、印刷、郵送、交通、FAXなどの通信費が年間7万円、人件費を加えると年間約80万円の削減が見込まれています。
費用対効果で見れば、元は取れるといえるでしょう。
また、ケアプランデータ連携システムを利用するには、送り手と受け手の双方が利用登録をしなければなりません。
一方だけが登録し、もう一方が未登録では利用できない仕組みです。
そのため、相手方である居宅介護支援事業所・介護サービス事業所などがどのように対応するのかを確認しましょう。
相手先によっては、「こちらでデータ連携をする」「引き続きFAXや郵送で同じように対応する」ということも可能です。
しかし、数が増えると作業が複雑になる、ミスが起こる可能性があります。
データ連携システムを利用する場合は、利便性向上のため、相手方に登録を促しましょう。
さらに、書類作成は多岐にわたりますが、ICTを活用した業務効率化が進んでいます。
慣れると職員の負担も減り、ケアの質も向上するため、積極的に導入したいシステムです。
ただし、職員が新しいシステムに慣れるまでには時間がかかること、研修が必要になることも認識しておく必要があるでしょう。
ケアプランデータ連携システムで介護の効率化を図ろう
ケアプランデータ連携システムを利用することで、従来は手作業で行っていた作業が大幅に軽減され、確実な情報共有が実現できます。
各介護現場に統一された情報を提供することで、信頼性の強化と業務の効率化を図りましょう。
