skype for businessで会議をする方法

skype for businessで会議をする方法

                                                                  以前はテレビ会議というとコストをかけて機器導入する必要がありましたが、今はさまざまなツールを使って無料で簡単に行えるようになっています。この記事では、skypeを使った会議のやり方や会議以外にできることについて解説します。

skypeとは

・skypeとはグローバルで使われているコミュニケーションツール
・無料でダウンロード可能
・skypeを使っている他の人と無料の音声通話、ビデオ通話ができる
・1対1の通話、グループ通話など用途に合わせて使いわけられる
・パソコンだけでなく、skypeがインストールされているスマートフォン、タブレットなど、マルチデバイス対応している

skypeで会議をするメリット1.時間と場所が自由

海外などにいる遠方のクライアントや支社の社員・フリーランスなど自由度が高い外注先・リモートワークの社員などと会議ができるようになります

skypeで会議をするメリット2.コスト削減

場所を問わず会議への参加が可能になることで、出張コストの軽減にもつながります。会議に人数分の資料を用意する必要がなく、その分コストカットできるのです。
テレビ会議のための大掛かりな機器を用意する必要もなく、会議設定のための準備も大幅に楽になるため人件費も節約できるでしょう。

skypeで会議をするメリット3.詳細の確認が可能

skype for businessでの会議には、従来のテレビ会議では難しかった細かな確認ができるというメリットもあります。
発表者が使用するパソコンの画面共有や資料の共有ができるほか、細かなデータの確認ができます。
新しい業務の手順などもその場で身振り手振りなどを交えながら説明できます。

skype for businessで追加された機能

【5段落目内容】
・有料版のツール
・オンライン会議に 250 名までのユーザーを追加できる
・Office365との連携により、使用者も多いOutlookを使用したスケジュール設定が可能
・エンタープライズ レベルのセキュリティに対応
・従業員のアカウントを管理でき、Office アプリにも統合されている

skype会議を主催するための手順

「主催者(開催者)」は会議のスケジューリングを組むことが主な役割です。
1.Outlookを開き、予定表に移動
2.「ホーム」タブの「新しいSkype会議」を選ぶ
3.「宛先」に出席者のメールアドレスを「;(セミコロン)」で区切って入力
4.「宛名」に会議の名前を入力
5.「開始時刻」と「終了時刻」を選択
6.必要に応じて、会議領域内で議題を設定、添付資料の読み込みを行う
7.「スケジュールアシスタント」をクリックし、会議の時間が問題ないかを確認し、「送信」すれば会議設定完了
8.時間になったら会議を始める(資料などがない場合は音声会議での実施も可能)

skype会議に参加する方法

1.会議出席依頼の中にある「Skype会議への参加」をクリックすると、会議に参加できる
2.参加直後はマイクが自動的にミュートになっているので、マイクボタンをクリックして解除
3.斜線付きのマークから斜線が消え、会議の参加者に自分の音声が聞こえるようになる

skypeのオプション機能

skype for businessのオプション機能を使うと、参加者のレベルに応じて細かな権限設定ができます。
会議の参加者が規定を超える15名以上の大人数になる場合、社外の人も招待する場合などは、必要に応じて権限設定ができます。
機密性の高い内容の会議を行う場合には、セキュリティ対策として設定しておくと良いでしょう。
Outlook 予定表の [新しい Skype for Business 会議] →リボンの [会議のオプション] をクリックし→参加者のオプション設定から行えます。
オプション設定によって、会議に直接参加できるユーザーと、許可されるまで待機するユーザーを決められることも特徴です。

会議以外でも活用できる

skype for businessの機能を使えば、社外向けのウェブセミナーを行えます。
発表者が説明に加えて画面共有の機能を用いれば、セミナーも可能。
遠方にいる人も簡単に受講出来たり、会場手配にかかるコストも抑えられるなど、受講者と開催側の両方にメリットがあります。
レコーディング機能を使用すれば、録画も可能。1度実施するだけで、録画データを使用して何度も繰り返し行えるのです。

まとめ

skype for businessを使えば、低コストで遠隔地にいる社員などとも簡単に深い内容の会議が行えます。テレワークを検討する際には、skype for businessのような便利なツールの導入を検討してみましょう。


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